5 errores comunes que cometen las empresas al implementar su SG-SST (y cómo evitarlos)
La implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) es una obligación legal para todas las empresas en Colombia, sin importar su tamaño o actividad económica. Sin embargo, pese a la claridad de la normatividad y los lineamientos definidos en el Decreto 1072 de 2015 y la Resolución 0312 de 2019, aún son muchas las organizaciones que cometen errores que ponen en riesgo tanto el cumplimiento legal como la integridad física y mental de sus trabajadores.
En este artículo, abordaremos los cinco errores más frecuentes que suelen cometer las empresas durante la implementación del SG-SST, y compartiremos recomendaciones prácticas para prevenirlos y garantizar un sistema eficiente, alineado a la legislación colombiana y a los estándares mínimos exigidos.
1. Desconocimiento de la normatividad vigente
Uno de los errores más comunes es no conocer a fondo la legislación que regula el SG-SST. Muchas empresas asumen que basta con tener un formato de plan de trabajo anual o realizar capacitaciones esporádicas. Sin embargo, la normatividad es mucho más amplia y requiere una implementación estructurada.
Normativa clave que debe conocerse:
Decreto 1072 de 2015: Compila la normativa del sector trabajo y establece la obligación de implementar el SG-SST.
Resolución 0312 de 2019: Define los estándares mínimos del SG-SST según el tamaño y el nivel de riesgo de la empresa.
Ley 1562 de 2012: Establece el marco legal para el Sistema General de Riesgos Laborales.
Consecuencias del desconocimiento:
Multas que pueden superar los 500 SMMLV.
Clausura temporal de actividades.
Aumento del riesgo de accidentes laborales y enfermedades profesionales.
¿Cómo evitarlo?
Asesorarse con profesionales expertos en seguridad y salud en el trabajo.
Participar en capacitaciones actualizadas sobre normatividad laboral.
Actualizar el SG-SST periódicamente conforme se emitan nuevas resoluciones.
El bienestar físico, emocional, mental y social se influencian mutuamente. Un colaborador que duerme mal difícilmente tendrá la concentración necesaria para trabajar con precisión; alguien que se siente inseguro en su entorno probablemente vivirá con estrés continuo, y eso puede detonar ausentismo o enfermedades.
2. No capacitar al personal de forma continua
Capacitar solo al comité paritario o al responsable de seguridad y salud no es suficiente. El SG-SST exige el compromiso de toda la organización, lo que implica procesos de formación continua y enfocados en los riesgos reales de cada puesto de trabajo.
Principales fallas observadas:
No realizar inducciones ni reinducciones en SST.
No incluir temas de salud mental, pausas activas, o ergonomía.
Falta de evaluación de competencias del personal tras las capacitaciones.
Requisitos legales:
Según el artículo 2.2.4.6.26 del Decreto 1072 de 2015, la capacitación debe ser sistemática, planificada y evaluada.
Resolución 0312 de 2019, numeral 2.7: exige capacitación al 100% del personal, según su perfil de riesgo.
¿Cómo evitarlo?
Diseñar un plan de formación anual adaptado al cargo y nivel de riesgo.
Documentar cada sesión con asistencia, temario y evaluación.
Implementar formatos digitales para seguimiento y actualización.
3. No documentar adecuadamente el SG-SST
El SG-SST debe tener un soporte documental claro, trazable y completo, que demuestre el cumplimiento de los estándares mínimos. La falta de documentación o archivos desorganizados es otro de los errores graves que cometen muchas empresas.
Documentos esenciales:
Política de SST firmada por la alta dirección.
Matriz de peligros y riesgos actualizada.
Programa de capacitación.
Plan de emergencias.
Investigación de incidentes y accidentes.
Riesgos de una mala documentación:
No poder demostrar cumplimiento ante una visita del Ministerio de Trabajo o la ARL.
Imposibilidad de hacer seguimiento o auditorías internas.
Pérdida de información clave en casos de accidente laboral.
¿Cómo evitarlo?
Implementar un sistema de gestión documental digital o físico estructurado.
Establecer responsables por cada documento y definir fechas de actualización.
Hacer auditorías internas trimestrales para detectar vacíos o inconsistencias.
4. No asignar recursos ni apoyo desde la alta dirección
El SG-SST no es una función exclusiva del área de talento humano o del profesional HSE. La alta dirección (gerentes, jefes, propietarios) tiene la responsabilidad legal y ética de liderar e impulsar el sistema. Cuando no hay respaldo real desde lo más alto de la organización, el SG-SST termina siendo un conjunto de documentos sin aplicación práctica.
Errores frecuentes:
No destinar presupuesto para capacitaciones, dotación o señalización.
No participar en las reuniones del COPASST o no firmar compromisos.
Delegar completamente sin conocer el estado del SG-SST.
Obligaciones de la alta dirección según la normatividad:
Artículo 2.2.4.6.4 del Decreto 1072 de 2015: establece que la dirección debe garantizar la disponibilidad de recursos humanos, técnicos y financieros.
Resolución 0312 de 2019, numeral 2.2: la alta dirección debe aprobar y comunicar la política de SST.
¿Cómo evitarlo?
Designar un presupuesto anual exclusivo para la implementación del SG-SST.
Establecer indicadores de gestión que sean revisados en comités directivos.
Liderar con el ejemplo: asistir a capacitaciones, firmar compromisos, promover la cultura preventiva.
5. No hacer seguimiento ni mejora continua del sistema
Muchas empresas creen que una vez diseñado e implementado el sistema, este puede dejarse sin ajustes. Sin embargo, el ciclo PHVA (Planear – Hacer – Verificar – Actuar) es la base del SG-SST. Ignorar esta mejora continua pone en riesgo la efectividad del sistema.
Problemas que se generan:
No detectar fallas o incumplimientos.
No aprender de incidentes ni accidentes ocurridos.
No actualizar la matriz de riesgos con cambios en los procesos.
Normativa aplicable:
El ciclo PHVA está estipulado como base del sistema en el artículo 2.2.4.6.8 del Decreto 1072 de 2015.
Las auditorías internas son obligatorias al menos una vez al año, según la Resolución 0312 de 2019.
¿Cómo evitarlo?
Establecer un cronograma de auditorías internas y revisiones por la dirección.
Medir e informar mensualmente los indicadores clave del SG-SST (ausentismo, incidentes, capacitaciones realizadas, etc.).
Retroalimentar constantemente el sistema con base en resultados y participación de los trabajadores.
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Julian Silva Florez
Director de Marketing y TI con 9 años de experiencia en el sector de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST). Especialista en la implementación de estrategias digitales, desarrollo de marca, transformación tecnológica y posicionamiento empresarial. Enfocado en fortalecer la cultura preventiva mediante soluciones innovadoras que promuevan entornos laborales seguros y sostenibles.
